Saporio › Byta beställningssystem
Guide
Att byta beställningssystem, ärligt beskrivet
Det som tar tid vid ett byte är inte att skapa kontot — det tar några minuter. Det som tar tid är menyn, och det som går fel är gamla länkar och en bokföring som plötsligt ligger i två system samma månad. Här står hela kedjan, i den ordning den faktiskt behöver ske.
Det korta svaret
En kväll för menyn om ni skriver in den för hand, en halvtimme om ni har den som en fil. Sedan en eller två veckor där båda systemen står på samtidigt innan ni stänger det gamla. Ni behöver inte säga upp något för att börja, och ni behöver inte bestämma er innan ni sett er egen meny i det nya systemet.
Den ordningen är inte en artighet mot er — den är den enda som går att backa ur. Ett byte som börjar med en uppsägning har inget läge kvar att ångra sig i.
Stegen, i ordning
Ordningen spelar roll: öppettider och leveransradie betyder ingenting förrän det finns en meny att beställa ur, och domänen pekas om allra sist, när ni redan vet att allt annat fungerar.
-
Skapa kontot
Ni fyller i restaurangens namn, ort och en adress. Ingen kortuppgift, ingen offert och ingen säljare som ringer upp. Ni får direkt en adress av typen ernamn.saporio.se som fungerar från första minuten — den behåller ni även om ni senare pekar om er egen domän dit.
Några minuter. -
Menyn in
Det här är jobbet. Har ni menyn som en matris — en rad per rätt, en kolumn per råvara, ett kryss i korsningen, ungefär som de flesta system exporterar eller som prislistan redan ser ut i Excel — läser vi in hela menyn ur den filen: kategorier, priser, vad varje rätt innehåller och vilka rätter som går att dela på mitten. Har ni den inte, skriver ni in den. Skicka filen ni har så säger vi om den går att läsa, innan ni lägger en kväll på att knappa. Är det en pizzameny står det mer om halvor, storlekar och såsfrågan på en egen sida.
En halvtimme med fil, en kväll utan. -
Tillvalen och storlekarna
Det är här menyer brukar bli fel, och det är också här ett system märks. Vilken sås som följer med utan att kosta, vad familjestorlek lägger på, vad som går att plocka bort. Det sätts per kategori och justeras sedan på de enstaka rätter där frågan inte hör hemma — calzonen som inte finns i familjestorlek ska inte kosta fyrtio andra pizzor deras storleksfråga.
En timme, och den är värd att lägga. -
Öppettider, utkörning och betalsätt
Öppettider per veckodag och avvikelser för helgerna. Kör ni ut själva sätter ni radien på en karta och vad utkörningen kostar; gör ni det inte finns bara avhämtning. Sedan om gästen ska betala på sidan med kort och Swish, vid hämtning, eller både och.
Tjugo minuter. -
Kör parallellt i en vecka eller två
Låt det gamla systemet stå kvar och ta emot som vanligt. Ge den nya adressen till stamgästerna, lägg den i era sociala kanaler, sätt dekalen i fönstret. Då går det att upptäcka det ni glömt — en rätt som saknas, en sås som kostar fel, en öppettid på en röd dag — medan det fortfarande finns ett system som fungerar bakom er.
Den viktigaste veckan i hela bytet. -
Bryt på ett månadsskifte
Välj den dag ni slutar ta emot i det gamla systemet, och lägg den helst på den sista i månaden. Bokföringen blir då en månad ur det gamla och en månad ur det nya, i stället för två halva månader som någon ska lägga ihop för hand. Er redovisningskonsult kommer att märka skillnaden.
Ett datum, inget arbete. -
Peka om domänen — sist
Har ni en egen adress som gästerna redan känner till pekas den hit när allt annat står klart. Vi bekräftar att den slår upp rätt innan den slås på, och därefter leder den gamla saporio-adressen vidare till er egen så att ni inte har två adresser som konkurrerar om samma sökträffar.
Samma dag, plus DNS-tid. -
Säg upp det gamla
Först nu. Kontrollera uppsägningstiden i ert gamla avtal — den är ofta tre månader och löper ibland på ett helt år i taget, och det är den siffran som avgör när bytet slutar kosta dubbelt, inte något vi råder över.
Kolla avtalet i dag, inte den dagen.
Det som brukar glömmas bort
Inget av det här är svårt. Det är bara sådant som ingen tänker på förrän det redan hänt.
- Gästerna som har den gamla länken. Den ligger i Google, i Facebook-inlägg från i fjol och i folks bokmärken. Har ni en egen domän följer den med er och problemet försvinner. Har ni beställt genom en adress som tillhör det gamla systemet gör den inte det — då är det värt att lägga två veckor på att skriva den nya adressen överallt ni själva styr över innan ni stänger av.
- Google Business-profilen. Där ligger nästan alltid en beställningslänk som pekar på det gamla. Den syns för den som söker på er restaurang och den ändras bara av er.
- QR-koderna och trycksakerna. Menyer, flyers, dekalen i fönstret, klistermärket på pizzakartongen. Trycksaker lever längre än system.
- Historiken stannar där den är. Gamla ordrar, gamla kvitton och gamla stämpelkort ligger kvar i det gamla systemet, och vi kan inte hämta ut dem åt er. Ladda ner det ni behöver spara innan ni säger upp — efter uppsägningen är det ofta borta, och bokföringen ska sparas i sju år.
- Stamkunderna som samlat stämplar. Har ni ett stämpelkort i det gamla systemet finns inget tekniskt sätt att flytta över saldona. Det vanliga är att låta de gamla korten gälla över disk under en period och starta det nya parallellt.
Bokföringen under bytesmånaden
Den fråga som kommer sist men irriterar mest. Under bytet finns försäljningen i två system, och underlaget måste ändå gå ihop.
Hos oss ligger tre olika saker på tre olika ställen, och de svarar på tre olika frågor: momsrapporten på vad som ska deklareras, dagsrapporten på om pengarna kom in, och bokföringsunderlaget på hur det bokförs. Det sista är en SIE-fil som konsulten läser rakt in i Fortnox, Bokio eller Visma i stället för att knappa in en månad för hand. Alla tre går att ta ut för valfri period, så en halv bytesmånad är inget problem — men två halva månader är fortfarande två filer, och det är därför steg sex ovan säger månadsskifte.
Momsrapporten summerar vad systemet räknade, inte vad Skatteverket förväntar sig av just er verksamhet. Låt en revisor stämma av den första perioden efter ett byte — gränsen mellan livsmedel och restaurangtjänst är en bedömningsfråga och inte en inställning.
Vad det kostar att byta
Från vår sida ingenting. Det finns ingen startavgift, ingen uppläggningsavgift och ingen kostnad för att få in menyn. De första 20 beställningarna varje månad är gratis, vilket i praktiken betyder att parallellveckorna inte kostar er något alls hos oss.
Det som kan kosta är det ni lämnar: uppsägningstiden i det gamla avtalet. Läs den innan ni bestämmer bytesdatum, inte efter.
Hela vår prislista står på prissidan — 0 kr upp till 20 beställningar i månaden, därefter 395 till 995 kr efter volym, utan provision på notan.
Vanliga frågor om bytet
Måste vi säga upp det vi har först?
Nej, och vi avråder från det. Skapa kontot, lägg in menyn och kör de två systemen parallellt tills ni är trygga. Så länge ni ligger under 20 beställningar i månaden hos oss kostar det ingenting att ha oss stående vid sidan av, och ni har alltid kvar det gamla att falla tillbaka på.
Kan ni flytta över vår meny åt oss?
Ja, om ni har den som en fil. Vi läser in en matris med en rad per rätt och en kolumn per råvara och får då med kategorier, priser, innehåll och vilka pizzor som går att beställa halv och halv. Skicka filen ni har och säg till vilken kategori som är vilken, så säger vi om den går att läsa rakt av. Ett PDF-menykort eller en bild går inte att läsa in — då är det inknappning som gäller, och den kvällen tar ungefär en kväll.
Vad händer med våra gamla beställningar och kvitton?
De stannar i det gamla systemet. Det finns ingen väg för oss att hämta ut dem, och de flesta leverantörer stänger åtkomsten när avtalet upphör. Ladda ner allt ni kan behöva innan ni säger upp — särskilt bokföringsunderlaget, som ska sparas i sju år.
Behöver vi ny hårdvara?
Nej. Köksskärmen är en webbsida och går på plattan eller datorn ni redan har i köket. Det finns ingen terminal att hyra och ingen skärm som måste köpas in för att komma igång.
Hur länge är vi utan ett fungerande system?
Inte alls, om ni följer ordningen ovan. Det nya står och tar emot innan det gamla stängs av, och den enda dagen något faktiskt växlar är dagen ni själva väljer. Det finns ingen migrering som måste lyckas på en natt.
Vi tar bara emot via Foodora och Wolt i dag. Räknas det som ett byte?
Det är en annan fråga, för då byter ni inte system utan kanal. Vad det innebär och vad provisionen kostar er på ett år står på sidan om alternativ till leveransplattformarna, där ni kan räkna på ert eget avtal.
Kom igång
Börja med menyn, inte med uppsägningen Skapa kontot, lägg in menyn och se hur den ser ut. Det kostar ingenting och binder er inte vid något — och ni har fortfarande kvar allt ni har i dag.
Skapa konto — gratis Titta i demon först
Har ni menyn som en fil får ni gärna skicka den innan ni gör något annat. Vi säger om den går att läsa in, och då vet ni vilken av kvällarna ovan som gäller.